Отчеты и аналитика Robokassa: сверки, выгрузки и мониторинг

Table of contents

• Зачем бизнесу отчеты Robokassa
• Типы отчетов и ключевые метрики
• Статусы платежей Robokassa: как читать корректно
• Выгрузка Robokassa: форматы, фильтры, периодичность
• Сверка платежей с CRM/1C и бухгалтерией
• BI интеграция Robokassa: архитектура и поля данных
• Мониторинг и оповещения: как не пропустить проблему
• Возвраты и чарджбэки в отчетах
• Качество данных и безопасность
• Частые ошибки и как их избежать
• Чек‑лист запуска аналитики
• Итоги и следующий шаг

В этой статье — практическое руководство по разделу «Отчеты и аналитика Robokassa»: где находить необходимые данные, как делать выгрузки, выстраивать сверку платежей, подключать BI и настраивать мониторинг. Если вы только начинаете, войдите в кабинет через Robokassa: вход в личный кабинет и ознакомьтесь с обзором интерфейса в разделе Личный кабинет: обзор.

Зачем бизнесу отчеты Robokassa

Отчеты Robokassa помогают:

• видеть реальную выручку и динамику платежей по каналам и способам оплаты;
• контролировать комиссии и чистые поступления на расчетный счет;
• ускорять сверку платежей с CRM/1C и закрывать периоды без расхождений;
• оперативно находить сбои (падение конверсии на оплате, рост отказов);
• анализировать возвраты и чарджбэки, улучшать процессы предотвращения потерь.

Маркетинг смотрит конверсию в оплату и средний чек, финансы — валовую/чистую выручку и комиссии, поддержка — статусы и проблемные платежи. Корректно настроенная аналитика Robokassa объединяет эти задачи в единой системе показателей.

Типы отчетов и ключевые метрики

В личном кабинете вы найдете несколько срезов данных. Конкретные названия пунктов меню могут отличаться, но логика схожа.

• Реестр платежей. Основной отчет по всем транзакциям: дата/время, сумма, валюта, способ оплаты, статус, комиссия, магазин/проект, идентификаторы заказа и счета.
• Счета/Invoices. Для выставления и отслеживания статуса счетов — удобно для B2B и отложенных оплат. Подробнее — Robokassa Invoice и счета.
• Возвраты/Chargeback. История возвратов и чарджбэков, суммы и причины. См. также раздел Возвраты и Chargeback.
• Регулярные списания. Если вы используете подписки, анализируйте удержание, MRR/ARR и отказы по карте. См. Рекуррентные платежи.
• По способам оплаты. Сравнивайте конверсию и долю выручки по картам, СБП/QR, e‑wallet, мобильным методам — смотрите Способы оплаты Robokassa и Мобильные платежи и QR.

Ключевые метрики, которые стоит включить в дашборды:

• Оплаты: количество, сумма валовая (gross), чистая (net) после комиссий.
• Конверсия в оплату (из «Заказ оформлен» в «Оплачено»), Approval rate.
• Средний чек, доля повторных платежей, LTV по подпискам.
• Доля отказов по причинам (недостаточно средств, 3‑D Secure, лимиты и т. п.).
• Комиссии и стоимость приема платежей. Справочник по ставкам — Тарифы, комиссии, выплаты.

Статусы платежей Robokassa: как читать корректно

Правильная интерпретация статусов — основа корректной отчетности.

Статус (пример)	Что означает	В выручке	Действия/заметки
Created/Initiated	Платеж инициирован, покупатель на форме	Нет	Используется для воронки; не считать как оплату
Processing	Идет обработка банком/провайдером	Нет	Возможна задержка; не дублировать уведомления
Success/Paid	Платеж успешно проведен	Да	Подтвержденный доход; отразить в выручке
Failed/Declined	Отказ банка/покупателя	Нет	Анализировать причины отказов
Refunded	Возврат по операции	Нет (или минус)	Корректировать выручку периодом факта возврата
Chargeback	Оспаривание, списание по чарджбэку	Нет (или минус)	Процессинг по регламенту платежной системы

Важно:

• Частичные возвраты уменьшают сумму оплаты, а не количество заказов — учитывайте в сверках.
• По картам с 3‑D Secure читайте детали в разделе Безопасность: PCI DSS и 3‑D Secure.
• Если статусы в вашей системе расходятся с кабинетом, проверьте интеграцию и подписи — см. Troubleshooting: auth, merchant, ошибки.

Выгрузка Robokassa: форматы, фильтры, периодичность

Вы можете получать данные как из интерфейса кабинета, так и программно. Самый быстрый путь для аналитика — CSV отчеты Robokassa.

• Форматы: CSV (универсально для Excel/BI), XLS/XLSX (удобно «на посмотреть»), JSON/CSV через API.
• Фильтры: период, магазин/проект, способ оплаты, валюта, статус, суммы, идентификатор заказа.
• Часовой пояс: зафиксируйте единый TZ (например, Europe/Moscow) для сверок и BI.

Таблица выбора формата выгрузки:

Формат	Когда использовать	Примечание
CSV	Регулярные загрузки в DWH/Excel	Легкий, без формул; «стандарт» для аналитики
XLS/XLSX	Разовые отчеты менеджерам	Может содержать форматирование столбцов
JSON (API)	Интеграции и автоматизация	Идеален для пайплайнов в BI/DWH

Где найти: откройте «Отчеты» в личном кабинете. Для автоматизации — используйте Интеграция Robokassa API. Если нужны тестовые данные для отладки, включите тестовый режим (Sandbox).

Совет: настройте ежедневную выгрузку CSV и загрузку в хранилище (DWH) с помощью планировщика (cron) или ETL. Для BI‑панелей используйте инкремент по дате транзакции.

Сверка платежей с CRM/1C и бухгалтерией

Сверка платежей — регулярная процедура, которая предотвращает недостачи и дубли.

Рекомендуемый процесс:

1. Единая номенклатура идентификаторов. Свяжите свой номер заказа (OrderNumber) с полем InvId/InvoiceID из Robokassa.
2. Загрузка CSV отчета Robokassa и данных CRM/1C за один и тот же период в единый шаблон.
3. Нормализация значений: валюта, формат даты/времени, округление.
4. Сравнение по ключу (OrderNumber/InvId) и сумме (OutSum/Amount). Отдельно учитывайте комиссии, чтобы отличить «gross» и «net».
5. Разбор расхождений: разные статусы, частичные возвраты, сдвиг по часовому поясу.

Полезные поля в отчетах:

• Дата/время операции, InvId/InvoiceID, OrderNumber, Amount/OutSum, Валюта;
• Метод/провайдер (картой, СБП, кошелек и т. п.);
• Комиссия и сумма к выплате (net);
• Статус платежа и, при наличии, код/причина отказа.

Если вы выставляете счета, включайте и их реестр (оплаченные/просроченные) — см. Robokassa Invoice и счета. Понимание комиссий помогает сводить чистую выручку — актуальные условия см. в тарифах.

BI интеграция Robokassa: архитектура и поля данных

Для системной аналитики используйте API/уведомления и DWH.

Основные варианты:

• API‑подход. Периодический опрос API и загрузка в DWH. Управляете ретро‑обновлениями, контролируете качество.
• Уведомления о платеже (ResultURL) → ваш сервер → очередь/ETL → хранилище. Минимальная задержка данных.

Рекомендуемый минимальный набор полей в витрине:

• transaction_id, inv_id, order_number;
• event_datetime (UTC и локальный TZ), status;
• amount_gross, commission_fee, amount_net;
• payment_method, currency, project/shop_id.

Метрики и срезы для дашборда:

• Конверсия оплаты по воронке и по методам (смотрите настройку платежной формы — дизайн влияет на CR);
• Approval rate по способам оплаты и банкам;
• Выручка gross/net по проектам и каналам;
• Возвраты/чарджбэки, их доля и сумма по причинам;
• Подписки: активные, отток, удержание — см. рекуррентные платежи.

Подробнее об интеграции читайте в разделе Интеграция Robokassa API.

Мониторинг и оповещения: как не пропустить проблему

Своевременные алерты экономят часы выручки.

Что мониторить ежедневно:

• Падение количества успешных оплат относительно среднего за 7/14 дней;
• Рост доли отказов по конкретному способу оплаты или банку;
• Резкое отклонение комиссий/нетто‑поступлений;
• Задержки уведомлений или сбои API.

Как настроить:

• В BI/ETL добавьте пороговые правила (например, Success ниже −20% от среднего за 7 дней — алерт в чат);
• Внедрите тестовые платежи в расписание (Sandbox) — см. тестовый режим;
• Подготовьте runbook на случай инцидента: кто отвечает, какие проверки выполнить (см. troubleshooting).

Возвраты и чарджбэки в отчетах

Возвраты (Refunded) и чарджбэки (Chargeback) уменьшают выручку и должны отражаться в аналитике периодом факта операции.

Рекомендации:

• Разводите оплаты и корректировки по разным категориям движений.
• Учитывайте частичные возвраты — фиксируйте связь с исходной транзакцией (parent_id).
• Стройте метрику Refund rate (сумма возвратов / сумма оплат) и Chargeback rate.
• Отдельно анализируйте причины — это база для мер по уменьшению потерь.

Детали процесса и сроки — в материале Возвраты и Chargeback.

Качество данных и безопасность

Чтобы аналитика Robokassa оставалась корректной и безопасной:

• Зафиксируйте единый часовой пояс и формат даты.
• Не храните лишние платежные реквизиты; используйте только разрешенные поля. О стандартах — PCI DSS и 3‑D Secure.
• Передавайте в платеж запрос метаданные (order_number, customer_id, source/UTM) — это обогатит аналитику.
• Делайте маппинг способов в единую справочную (карты, СБП/QR, кошельки) — см. Способы оплаты и Мобильные платежи и QR.
• Разделяйте проекты/магазины, если у вас несколько брендов — это упростит BI.

Частые ошибки и как их избежать

• Смешение gross и net. Отчет кабинета может показывать сумму к выплате, а CRM — сумму заказа. Решение: храните оба поля, используйте тарифы и комиссии.
• Неверная интерпретация статусов. Например, «Processing» принимают за «Оплачено». Решение: используйте маппинг статусов из таблицы выше.
• Дубликаты транзакций при повторных уведомлениях. Решение: идемпотентность по transaction_id/inv_id.
• Сдвиг дат из‑за часовых поясов. Решение: хранить UTC и локальный TZ.
• Расхождения с CRM. Решение: регулярная сверка, проверка подписей/параметров — см. Troubleshooting.

Чек‑лист запуска аналитики

• Описана цель: какие показатели и для кого (финансы/маркетинг/піддержка).
• Настроены выгрузки: CSV отчеты Robokassa ежедневно, API — инкрементально.
• Определен словарь полей (order_number, inv_id, amount_gross/net, status, method).
• Маппинг статусов и способов оплаты согласован и внедрен.
• Сверка платежей с CRM/1C отлажена (ключи и правила консолидации).
• BI‑дашборд собран: воронка, approval rate, выручка, возвраты/чарджбэки.
• Настроены алерты по падению оплат/росту отказов.
• Проведены тесты в Sandbox и проверены права/безопасность.

Итоги и следующий шаг

Отчеты Robokassa — надежная основа финансового и продуктового управления: от оперативной сверки платежей до стратегических дашбордов в BI. Наладьте регулярную выгрузку Robokassa (особенно CSV и API), правильно интерпретируйте статусы платежей и включайте возвраты/комиссии в модель данных — так аналитика Robokassa будет точной и полезной для бизнеса.

Готовы улучшить отчетность? Зайдите в личный кабинет, проверьте раздел «Отчеты», подключите API‑интеграцию и оптимизируйте конверсию с помощью настройки платежной формы.